Alle Daten an einem Platz: Die Tebuto Klient:innen Akte. Hierüber können Sie allgemeine Daten, ein Stammblatt, die Terminhistorie einsehen und pflegen. Zusätzlich kann ein Protokoll zu Sitzungen über das Dokumentations-Feature geführt werden - wahlweise auch Ende-zu-Ende verschlüsselt.
Im Folgenden werden diese Themen beleuchtet:
Stammdaten
Alle Daten über Ihre Klient:innen auf einen Blick und integriert in Tebuto. Über die Klient:innen-Details sehen Sie allgemeine Informationen, Stammblatt und Terminhistorie einer Klientin auf einen Blick und können Die Daten auch direkt bearbeiten.
Durch das Auswählen eines Klienten auf der Klient:innen-Seite gelangen Sie auf die Detailansicht.
Die folgenden Sektionen gehen auf die verschiedenen Komponenten der Stammdaten näher ein.
Stammblatt
Das Stammblatt ist ein Text-Dokument, das Sie über den Editor auf der Klient:innen-Detailseite bearbeiten können. Wie sie das Stammblatt nutzen und was sie dort schreiben ist Ihnen überlassen, das Stammblatt ist nur für Sie sichtbar.
Neben der Ansicht auf der Detailseite wird es auch in dem Export der Dokumentation auf der Titelseite neben den allgemeinen Informationen der Klient:in hinzugefügt.
Klient:innen-verwaltete Daten
Daten wie Vor-und Nachname und das Geschlecht werden von Klient:innen bei der Registrierung angegeben. Diese Daten werden können auch nur von den Klient:innen selbst über die Einstellungen im Klientenportal verwaltet werden.
Zusätzlich können Sie auch die Adresse und Telefonnummer von Ihren Klient:innen fordern, diese Optionen sind standardmäßig allerdings nicht aktiviert und können über die Klient:innen-Einstellungen angepasst werden.
Benutzerdefinierte Felder
Zusätzlich zu den Klient:innen-verwalteten und standardisierten Daten können Sie benutzerdefinierte Felder anlegen. Es handelt sich um zusätzliche Felder, die jede/r Klient:in von Ihnen hat. Diese Daten sind jedoch nur für Sie sichtbar und für Ihre Klient:innen-Akte vorgesehen. Ihre Klient:innen sehen diese Felder nicht.
Welche benutzerdefinierten Felder vorhanden sind werden in den Klient:innen-Einstellungen verwaltet.
Jedes benutzerdefinierte Feld hat einen Typ, der bestimmt um was für eine Art von Daten es sich handelt. Die folgenden Datentypen sind vorhanden:
- Text
- Fließtext
- Datum
- Ja / Nein
- Zahl
Ein neues Feld kann in den Einstellungen über den Button "Neues Feld erstellen" erstellt werden. Dafür muss lediglich ein Name vergeben und der Typ festgelegt werden.
Sobald Sie benutzerdefinierte Felder erstellt haben, erscheinen Sie auf der linken Seite in der Detailansicht zu all Ihren Klient:innen. Über den Stift-Button können Sie die Felder individuell für jede Klientin bearbeiten.
Protokollierung von Terminen
Zusätzlich zur den Stammdaten der Klient:innen-Akte können Sie ein Protokoll zu Sitzungen oder sonstigem anlegen.
Dieses Feature ist in dem Basic Abonnement enthalten und muss über die Dokumentations-Einstellungen aktiviert werden. Bei der Aktivierung haben Sie die Wahl zwischen der Standard-Verschlüsselung (die für alles in Tebuto verwendet wird) oder einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Bei der E2E-Verschlüsselung werden die Daten bereits in Ihrem Browser ver- und entschlüsselt, sodass die Daten bereits verschlüsselt bei den Tebuto Servern ankommen, diese selbst zu entschlüsseln. Die Verwendung der E2E-Verschlüsselung erfordert jedoch ein Passwort oder einen Passkey, der von Ihnen festgelegt wird und bei einer neuen Sitzung zum Entschlüsseln benötigt wird. Dadurch ist die bestmögliche Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten gewährleistet, da sie nur mit Ihrem Passwort oder Passkey verwendet werden können.
Allgemein
Nachdem Sie die Dokumentation aktiviert haben, gibt es einen Button "Dokumentation" auf der Klient:innen-Detailseite. Diese erreichen Sie, indem sie ein/e Klient:in auf der Klient:innen-Seite auswählen. Über den Dokumentations-Button gelangen Sie zur Dokumentation für den ausgewählten Klienten.
Nun können Sie den ersten Eintrag im Protokoll erstellen. Dabei können Sie zuerst wählen, ob Sie einen freien Eintrag erstellen wollen, oder einen Eintrag zu einem gebuchten Termin der Klient:in. Falls Sie Dokumentations-Vorlagen erstellt haben, können Sie hier auch bereits eine auswählen (mehr dazu finden Sie in der Sektion Vorlagen).
Nun haben Sie das Protokoll der Dokumentations-Einträge auf der linken Seite und den Editor zum ausgewählten Eintrag auf der rechten Seite und können diesen bearbeiten. Die Verteilung der beiden Sektionen können Sie durch das Klicken und Ziehen der Trennlinie verändern. Zudem können Sie das Layout über die Buttons oben rechts von vertikal zu horizontal ändern.
Vorlagen
Sie können Vorlagen erstellen, um ähnliche und sich wiederholende Passagen in der Dokumentation ganz einfach einfügen zu können oder einen vor-ausgefüllten Eintrag damit zu erstellen.
Vorlagen können Sie in den Dokumentations-Einstellungen erstellen und bearbeiten.
Vorlagen können entweder beim Erstellen eines neuen Eintrags ausgewählt werden, oder jederzeit im Editor über den Button "Vorlagen" abgerufen und in den ausgewählten Eintrag eingefügt werden.
Ende-zu-Ende Verschlüsselung
Diese Sektion ist nur relevant, falls Sie die Ende-zu-Ende Verschlüsselung für die Dokumentation konfiguriert haben.
Wenn Sie die Dokumentation für eine Klientin oder die Dokumentations-Einstellungen öffnen, wird Ihr Passwort / Passkey zum Entsperren benötigt. Nach dem Entsperren haben Sie eine Sitzung von einer Stunde, in der die Dokumentation entschlüsselt ist. Falls Sie kurz vor Ablauf der Sitzung noch in Tebuto sind, werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass die Sitzung bald abläuft und können diese auch verlängern. Ist die Sitzung jedoch abgelaufen, müssen Sie die Dokumentation über Ihr Passwort / Passkey wieder entschlüsseln, um darauf zuzugreifen.
Die Ende-zu-Ende Verschlüsselung können Sie über Ihre Account-Einstellungen verwalten. Dort können Sie zwischen Passwort und Passkey wechseln, Ihr Passwort ändern und neue Wiederherstellungsschlüssel erzeugen.
Wichtig: Bitte bewahren Sie die Wiederherstellungsschlüssel sorgfältig auf. Falls Ihr Passwort / Passkey verloren geht, sind sie die einzige Möglichkeit, die Daten wiederherzustellen. Um die höchste Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten hat Tebuto selbst keine Möglichkeit, diese Daten zu entschlüsseln.
Klient:innen ohne Account anlegen
Falls Sie Klient:innen haben, welche die Terminbuchung über Tebuto nicht nutzen möchten oder können, haben Sie trotzdem die Möglichkeit eine Akte für sie in Tebuto zu pflegen. Sie können Klient:innen auch selbst anlegen und verwalten, ohne sie einzuladen und damit einen Account zu verknüpfen.
Beim Hinzufügen neuer Klient:innen über die Klient:innen-Seite können Sie zwischen eine Einladung per E-Mail und dem Erstellen eines Klienten ohne Account wählen.
Über die Auswahl "Manuell" legen Sie einen Klienten ohne Account an, und können alle Daten selbst angeben und bearbeiten.
Klient:innen ohne Account erscheinen auch in der Klient:innen-Übersicht und können genauso wie welche mit Account Stammdaten und Dokumentation haben. Sie können auch Termine für sie buchen, um den Kalender und die Akte vollständig zu halten. Lediglich Chat-Nachrichten können nicht an Klient:innen ohne Account gesendet werden.
Export der Klient:innen Akte
Über den "Exportieren"-Button in der Klient:innen-Dokumentation können Sie die Akte von Klient:innen als Word-Dokument exportieren.
Das Dokument enthält eine Übersicht über den Klienten, in der alle Stammdaten enthalten sind. Danach sind die Protokoll-Einträge der Dokumentation in chronologischer Reihenfolge enthalten.