Warteliste

Die meisten Therapeutinnen führen eine Warteliste, da die Nachfrage noch immer deutlich höher als das Angebot ist. Mit diesem Feature möchten wir Sie beim Erstellen und Verwalten einer Warteliste unterstützen. Potentielle Klienten können sich eintragen und werden automatisch benachrichtigt, wenn nachgerückt werden kann. Damit bieten Sie eine faire und einfache Lösung und müssen potentiellen Klienten nicht länger manuell mitteilen, dass Sie sich in einigen Wochen oder Monaten wieder melden sollen.

Ablauf des Wartelistenprozesses:

1. Öffentliche Registrierung: Potenzielle Klient:innen können sich über Ihr Profil im Therapeutenverzeichnis für die Warteliste eintragen und dort ihre Kontaktdaten und ggf. spezifische Therapiebedürfnisse angeben.

2. Benachrichtigung bei freien Plätzen: Wenn ein Platz frei wird, erhält die nächstplatzierte Person auf der Warteliste eine Einladung, den Platz anzunehmen. Diese Person hat dann beispielsweise 48 Stunden Zeit, um zu antworten. Bleibt eine Rückmeldung aus, wird automatisch die nächste Person in der Warteliste benachrichtigt.

3. Buchung des Erstgesprächs: Wenn die Person die Einladung annimmt, kann sie direkt einen Termin für ein Erstgespräch buchen.

4. Bestätigung der Zusammenarbeit: Nach dem Erstgespräch haben sowohl Therapeut:innen als auch Klient:innen die Möglichkeit zu entscheiden, ob sie die Zusammenarbeit fortsetzen möchten.

5. Aufnahme als Bestandsklient:in: Stimmen beide Parteien der weiteren Zusammenarbeit zu, wird die Person als Klient:innen aufgenommen und kann zukünftig wie alle Bestandsklient:innen Termine buchen.

Zusätzliche Einstellungen und Überlegungen:

• Frist für Rückmeldung: Die Frist, innerhalb derer die nächste Person reagieren muss (z. B. 48 oder 72 Stunden), sollte individuell anpassbar sein.

• Erinnerungen bei fehlender Rückmeldung: Falls eine Person auf der Warteliste nicht reagiert, sollte diese nach einer bestimmten Zeit erneut kontaktiert werden, um zu bestätigen, ob der Platz noch benötigt wird. Erfolgt nach drei Erinnerungen (innerhalb von beispielsweise 30 Tagen) keine Rückmeldung, wird die Person automatisch von der Warteliste entfernt.

• Optionen zur Feststellung freier Plätze:

  • Automatisierte Benachrichtigung: Das System prüft automatisch die durchschnittliche Auslastung der letzten 30 Tage. Wenn die Auslastung unter 90 % liegt, wird die nächste Person auf der Warteliste benachrichtigt.

  • Manuelle Freigabe: Alternativ können Therapeut:innen manuell angeben, wenn und wie viele Plätze für Personen auf der Warteliste frei geworden sind.