Tebuto übernimmt die Erstellung von buchbaren Terminen, indem automatisch Termine aus Regeln generiert werden. Diese Regeln ähneln Serien-Terminen in bekannten Kalendern wie Outlook, die bspw. wöchentlich einen Termin haben. Darüber hinaus können Ihre eigenen Kalender dabei berücksichtigt werden, so dass Termine nur dann buchbar sind, wenn Sie auch Zeit haben.
Terminkategorien
Die meisten Psycholog:innen und Therapeut:innen bieten mehrere Beratungs- oder Therapie-Konzepte an. Hierfür gibt es Terminkategorien. Eine Kategorie könnte beispielsweise “Einzelstunde”, “Paartherapie” oder “Einzelstunde Online” sein. Kategorien sind die Grundlage für die Generierung von Terminen, da jede Regel und damit jeder Termin zu einer Kategorie gehört.
Terminkategorien können Sie in den Termin-Einstellungen erstellen und verwalten. Für jede Kategorie kann festgelegt werden, wie lange ein Termin dauert und welches Honorar erhoben wird. Zusätzlich kann ein Ausfallhonorar mit einer Frist festgelegt werden.
Wird beispielsweise ein Ausfallhonorar von 80€ mit einer Frist von 48 Stunden festgelegt, so fällt bei Terminabsagen ein Ausfallhonorar von 80€ an, wenn diese weniger als 48 Stunden vor dem Termin erfolgen. Ob das Ausfallhonorar tatsächlich erhoben wird, können Sie für jeden Fall individuell festlegen.
Zunehmend finden Termine auch Online statt, deswegen bietet Tebuto die Möglichkeit, den Ort der Termine festzulegen. Sie können entweder festlegen, dass sie vor Ort oder Online stattfinden oder die Wahl den Klient:innen bei der Buchung überlassen. Wie sie automatisch Online Meetings erstellen, erfahren sie im Guide zu Online Meetings.
Terminübersicht
Damit Sie Ihre Termine immer im Überblick haben gibt es eine Terminübersicht in Form eines Kalenders. Hier finden Sie all Ihre Terminregeln, gebuchter Termine sowie Ihre eigenen falls Sie Ihre Kalender verbunden haben (mehr dazu im Kalender Verbinden Guide).
Über die Navigation im Kalender können Sie ganz bequem die Ansicht zwischen dem Tag, der Woche oder dem Monat wechseln. Darüber hinaus gibt es erweiterte Kalendereinstellungen, die sich links oben ausklappen lassen. Sie können damit einstellen, ob
- Wochenenden
- Gebuchte Termine
- Freie Termine
- Buchbarer Zeitraum
angezeigt werden sollen. Zusätzlich kann eingestellt werden, zu welcher Uhrzeit der Kalender anfängt und wann er aufhört.
Terminregeln
Von der Terminübersicht aus können nun Terminregeln angelegt werden. Sie bestimmen, welche buchbaren Termine Ihren Klient:innen angeboten werden. Jede Terminkategorie erzeugt dabei Termine von einer bestimmten Terminkategorie.
Sie funktionieren ähnlich zu Serienterminen in gebräuchlichen Kalendern, bei denen sich ein Termin beispielsweise wöchentlich wiederholt. Die Terminregeln von Tebuto können einmalig sein, also nur einen einzigen Termin erzeugen, oder sich eine bis maximal 4 Wochen wiederholen.
Der Beginn der Regel bestimmt dabei den Tag, und die Uhrzeit ist für jeden Termin gleich. Beispielsweise erzeugt eine wöchentliche Terminregel ab Montag, den 9. September um 10 Uhr ab diesem Tag jeden Montag einen buchbaren Termin um 10 Uhr. Ohne weiteres werden die Termine damit fortlaufend erstellt, Sie können jedoch auch ein Datum für das Ende der Terminregel festlegen.
Erstellte Terminregeln können Sie natürlich auch wieder ändern. Sie können Regeln bearbeiten indem Sie ungebuchte Termine der Regel entweder im Kalender an eine neue Stelle ziehen oder den Bearbeiten Button im Bereich der Regel klicken, den Sie in der Detailansicht von Terminen dieser finden. Dabei sollten Sie jedoch beachten, dass sich Terminregeln nicht überschneiden können.
Das Löschen von Terminregeln können Sie ebenfalls über die Detailansicht von Terminen dieser finden. Gebuchte Termine der Regel bleiben dabei erhalten, nach dem Löschen sind lediglich keine weiteren Termine davon zur Buchung mehr vorhanden.
Welche Termine sind buchbar?
Nicht alle möglichen Termine aus den Regeln müssen für Klient:innen buchbar sein. Es kann vorkommen, dass sich ein privater Termin aus einem verbundenen Kalender mit einer Regel an einem Tag überschneidet, in diesem Fall wird Tebuto den Termin Ihren Klient:innen nicht anbieten, da davon ausgegangen wird, dass Sie dort keine Zeit haben. Sie brauchen sich also keine Gedanken machen, Ihre privaten Termine mit denen von Tebuto zu überprüfen. Falls ein sich ein neuer Termin aus Ihrem Kalender mit einem bereits gebuchten von Tebuto überschneidet, werden Sie darüber benachrichtigt und können ggf. entscheiden wie Sie damit umgehen.
Des weiteren gibt es einen laufenden Zeitraum, in dem Termine buchbar sind. Zu Beginn sind es 90 Tage, Sie können dies allerdings jeder Zeit in den Termin Einstellungen anpassen. Diese Einstellung verhindert, dass Termine unbegrenzt in der Zukunft buchbar sind. Im Tebuto Kalender können Sie sich zudem für jeden Tag anzeigen lassen, ob Termine in diesem Zeitraum liegen. Diese Anzeige kann über die Kalendereinstellungen ein- und ausgeblendet werden.
Buchungen
Nun, da Sie verfügbare Termine für Ihre Klient:innen haben, können diese gebucht werden. Standardmäßig werden Buchungen automatisch bestätigt, allerdings können Sie dies in den Kalender Termin Einstellungen deaktivieren, falls Sie Terminanfragen erst prüfen möchten, bevor Sie diese bestätigen. Neben der Detailansicht des Termins im Tebuto Kalender werden die Anfragen auch im Dashboard angezeigt. Dort haben Sie eine Übersicht über alle anstehenden Anfragen und können diese bequem beantworten.
Sie können Termine allerdings auch selbst für Ihre Klient:innen buchen, was besonders hilfreich ist, wenn Sie die Terminvergabe selbst übernehmen wollen. Die Option dafür finden Sie in der Detailansicht indem Sie im Tebuto Kalender auf einen freien Termin klicken, dort befindet sich der Button Manuell vergeben. Daraufhin wählen Sie einfach den/die Klient:in aus und ggf. noch, wo der Termin stattfinden soll, falls es in der Terminkategorie nicht festgelegt wurde. Für den Fall, dass der/die Klient:in nicht bei Tebuto registriert ist, können Sie den Termin über die Detailansicht einfach reservieren.
Des weiteren befindet sich in der Detailansicht von freien Terminen die Möglichkeit einen Termin auszusetzen, falls Sie diesen nicht anbieten, die Regel allerdings nicht vollständig entfernen wollen.
Gebuchte Termine können von Ihnen selbstverständlich auch wieder abgesagt werden. Auch diese Option befindet sich in der Detailansicht des gebuchten Termins. Sie können dabei angeben, ob der Termin danach wieder buchbar werden soll oder abgesagt bleibt. Der/Die Klient:in wird daraufhin per E-Mail benachrichtigt. Wenn Sie möchten können Sie auch eine persönliche Nachricht angeben, beispielsweise um den Grund der Absage mitzuteilen.